Юриспруденция
Назад

Как собрать и подать заявку на тендер

Опубликовано: 17.03.2020
Время на чтение: 6 мин
0
0

Итак, как собрать заявку

Начинаем процесс с того, что скачиваем с ЭТП файл с конкурсной документацией и внимательно читаем как саму документацию, так и методику оценки участников (если она есть).На этом этапе работы необходимо выяснить, какие требования заказчик предъявляет к заявке, что должно входить в ее состав и как должны быть оформлены необходимые документы.

Зачем читать методику оценки? Если такой документ есть в документации, то просмотреть его надо обязательно, так как вашу заявку будут оценивать именно по этой методике. В ней могут быть указаны критерии, по которым вашу заявку могут отклонить. Например, часто заказчик вправе отклонить заявку, если коммерческое предложение представлено только на часть его запроса, если срок действия предложения меньше, чем требуемый заказчиком, если участник в заявке заранее оговаривает сроки поставки, превышающие пределы, установленные заказчиком и т.д.

Изучите техзадание и инструкцию по заполнению заявки

Отдельный блок в документации посвящен требованиям к качеству и характеристикам товаров и услуг. Это и есть техническое задание закупки — главная составляющая при подготовке заявки.

Если невнимательно прочитать эти документы, можно не заметить части требований или неправильно их истолковать. В первом случае это приведет к отклонению заявки, а во втором — к риску исполнить контракт в убыток или не исполнить свои обязательства и попасть в Реестр недобросовестных поставщиков.

Вместе с техзаданием заказчики по 44-Ф обязаны опубликовать инструкцию к ней, где указывают:

  • ГОСТы и другие нормативно-технические документы на товары. Если в закупке не указаны номера ГОСТов, поставщики могут указывать любые параметры в диапазонах, указанных в техзадании.
  • Значения диапазонов. Параметры товара могут быть конкретными (диаметр трубы 200 мм) или диапазонными (диаметр трубы от 200 мм до 240 мм). Заказчик должен обозначить, какие параметры указывают поставщики в заявке. Также он указывает параметры, для которых диапазонное значение является конкретными. Например, асфальт должен обладать определенными характеристиками при температуре от  30С до - 30С.
  • Правила чтения знаков препинания, предлогов и союзов. Заказчик может изменять общепринятые правила чтения знаков препинания. Например, формулировка «цвет плитки «серый» и «белый» будет означать,что поставщику нужно выбрать один из двух предложенных цветов. Часто этот прием используют, чтобы ограничить конкуренцию. Будьте внимательны.

Встречаются запутанные техзадания и запутанные инструкции. Например, в электронном аукционе на модернизацию производственных помещений в Москве поставщикам в документации предлагалось выбрать класс арматурной стали — АI AIII. По инструкции заказчика символ «» означает, что нужно выбрать и класс АI, и класс AIII.

В соответствии с ГОСТом 5781-82 к классу стали АI можно применять только марки «Ст3кп, Ст3пс, Ст3сп», а к классу AIII только «35ГС, 25Г2С, 32Г2Рпс». На запросы разъяснений заказчик отвечал уклончиво, и поставщик подготовил заявку, ссылаясь на ГОСТ. В итоге, заказчик ее отклонил. Верно подготовить такую заявку невозможно.

Иногда заказчики прячут техзадание среди других документов или предлагают его в некопируемом виде. Скорее всего, этим они тоже хотят ограничить круг поставщиков.

Примерный порядок действий

Каждый организовывает процесс подготовки к конкурсу так, как ему удобно. Мы можем предложить следующий порядок действий. Советуем начать с того, что при изучении конкурсной документации составьте для себя примерный перечень документов, которые надо включить в заявку, например:

  1. Справки по форме заказчика: анкета, коммерческое предложение, сведения об опыте поставок, информация о наличии судебных разбирательств, сведения о наличии кадровых ресурсов и производственных мощностей и т.д.
  2. Учредительные документы: действующая редакция устава, решение единственного участника и т.д.
  3. Другие документы, подтверждающие правоспособность: выписка из ЕГРЮЛ, листы записи в ЕГРЮЛ, свидетельства ОГРН и ИНН и т.д.
  4. Бухгалтерские документы: отчетность за последний отчетный период, налоговые декларации, расчеты страховых взносов и т.д.
  5. Документы, подтверждающие возможность поставки: сведения о наличии товаров на складе, гарантийные письма на отгрузку, копии действующих договоров и соглашений с поставщиками и т.д.
  6. Документы, подтверждающие положительный опыт поставок: копии выполненных договоров, официальные отзывы покупателей / заказчиков и прочее.
  7. Документы, которые предоставляются вашими поставщиками: все те же гарантийные письма, справки по форме заказчика для субпоставщиков (если вы привлекаете субпоставщиков и они должны согласно требованиям документации также представить некоторые сведения о себе) и прочее.
Предлагаем ознакомиться  Изменение порядка предоставления финансового обеспечения заявки при участии в закупках по № 44-ФЗ

Когда списки будут готовы, разделите все документы на четыре группы:

  1. «Есть готовые» (например, у многих есть под рукой копии учредительных документов или бухгалтерской отчетности, так как они часто требуются при текущей работе);
  2. «Надо делать самим» (например, самим надо будет заполнить справки по форме заказчика);
  3. «Надо сделать копии» (например, есть действующие или выполненные договора, но с них необходимо снять копии);
  4. «Надо запрашивать» (например, вам придется запросить свежую выписку из ЕГРЮЛ или гарантийные письма от поставщиков).

Далее поступаем так:

  • все, что нужно запросить – запрашиваем в первую очередь, так как на получение этих документов уйдет время;
  • все, что нужно сделать – делаем, распределив обязанности;

Например, сделать копии документов может и секретарь, а заполнить справку о кадровом составе – бухгалтер. Сами в это время вы можете заняться проработкой коммерческого предложения и другими формами, которые требуется заполнить.

  • все, что готово – проверяем и включаем в состав заявки.

Теперь остановимся на особо важных элементах заявки отдельно.

При поставке товара не забудьте указать конкретные характеристики и ГОСТы

Содержание заявки зависит от объекта закупки. Одна из распространенных ошибок — указать пустое согласие на поставку товара.

В закупке на поставку товара

  • Вы даете согласие на поставку товара (форма согласия есть в документах закупки).
  • Обязательно описываете конкретные или диапазонные показатели товара, страну происхождения (в закупках с нацрежимом). Фирменное наименование, патенты, товарный знак при наличии. Если поставляете эквивалент, то тоже обязательно указываете показатели, а фирменное наименование и товарный знак при наличии.
  • Указываете, что товар соответствует ГОСТу, если в техзадании написано «товар должен соответствовать ГОСТу». Что делать, если в техзадании ГОСТов нет, но они даны в инструкции? Вы можете написать характеристики, которые соответствуют этим ГОСТам, но перечислять их не нужно. Если все-таки перечислите, это не станет поводом для отклонения заявки.

В закупке на выполнение услуг и работ

  • Вы даете только согласие на участие в электронном аукционе.

Правда, не всегда в таких заявках нужно только согласие. Например, в этом аукционе на 644 млн. рублей нужно предоставить документы, подтверждающие опыт участия (постановление правительства № 99).

В закупке на выполнение с использованием товаров

  • Всё перечисленное в первом и втором пункте: и согласие выполнить работы, и конкретные характеристики товара.

В закупке строительных работ (капстроительство, капремонт, снос зданий и т.д.)

  • Если есть проектная документация, то в первой части заявки даете только согласие на исполнение работ (ставите галочку на ЭТП). 
  • «Форма 2» (согласие конкретные характеристики товаров) нужна только при закупке на текущий ремонт, строительство некапитальных зданий, ремонт и содержание дорог (в том числе тротуаров, велодорожек и пр.), благоустройство территории, клининг и др.

Коммерческое предложение

Коммерческое предложение – главная часть заявки. Да, в открытых запросах предложений заявки участников оцениваются как по ценовому, так и по неценовому критерию. Но цена заявки всегда имеет больший вес, и, если вы подали заявку с ценой выше, чем у других участников, вероятность признания вас победителем очень мала. Кто захочет платить больше, если есть предложение дешевле?

Обратите внимание на требования к заполнению КП, которые указаны в документации. Если в ней есть пункт о том, что транспортные расходы должны быть включены в стоимость продукции, то вы должны именно так и просчитать свое КП. Если транспортные расходы требуется выделить отдельной строкой, то в КП эту часть КП необходимо прописать отдельно.

Сроки поставки должны соответствовать требованиям заказчика. Вы либо соглашаетесь с его сроками (если в документации есть предварительный график поставок), либо указываете свои сроки, которые не должны превышать предельные границы периода поставки, которые установил заказчик. Например, ему требуется поставить товар в 1 квартале 2016 года, в этом случае вы можете расписать график поставок на январь, февраль и март 2016 года.

Предлагаем ознакомиться  Как приставы взыскивают долги с физ. лиц

Очень важно соблюдать использование денежных единиц: обычно конкурсы проводятся в рублях, поэтому КП также должно быть составлено в рублях, даже если в перечне продукции есть импортные позиции, которые вы закупаете за валюту. Вы можете приложить к КП письмо о том, что цены в рублях действуют при конкретном курсе валют и т.п., но само КП должно быть в рублях.

Подавайте запрос на разъяснения, если что-то непонятно

Вот самые распространенные нарушения заказчиков, которые вводят в заблуждение и на которые можно жаловаться:

  • Требуют предоставить «иные сведения». Если в техзадании не расшифровано, что это такое, документация некорректна.
  • Не обосновывают, почему не использует ГОСТы на товары, у которых они есть, или используют их неправильно. Если в документации есть хотя бы частичное несоответствие ГОСТам, при этом заказчик говорит «как хотим, так и указываем», сошлитесь на требования 44-ФЗ или на сами ГОСТы (их каталог есть на сайте Росстандарта). Заказчик обязан использовать ГОСТы или обосновывать, почему не делает этого.
  • Выставляют требования, возможные только для одного товара или поставщика. Если эквивалента не существует, а закупка не входит в перечень вариантов, когда заказчик может указать конкретный товарный знак (п.1, ст. 33 44-ФЗ), — это нарушение.
  • Нельзя выставлять «уникальные» требования и к поставщикам. Например, в закупке на техобслуживание и ремонт транспортных средств в Волоколамске заказчик установил, что технический центр должен быть размещен в определенном городе. Таким требованиям соответствует только один техцентр. Участник подал жалобу и выиграл спор.
  • Требуют указать диапазонные значения, когда у товара есть конкретные. Если параметр товара имеет конкретное числовое значение, заказчик не может запретить указывать его в заявке. При этом в техзадании он обязан дать поставщикам вилку: минимальное и максимальное значения для той или иной характеристики товара.

Подать запрос на разъяснения в электронном аукционе можно 3 раза до окончания срока подачи заявок. Если не получается добиться точного ответа, нужно жаловаться в региональное отделение ФАС на содержание документации.

Информация об участнике

В составе заявки на тендер потенциальный поставщик должен предоставить о себе всю необходимую информацию. В принципе, эти сведения довольно стандартны. Обычно требуется заполнить анкету с основными сведениями о себе, предоставить информацию о собственниках, об объемах поставок в последние годы, наличию текущих и завершенных судебных разбирательств, наличию необходимых кадровых ресурсов и производственных мощностей. Вся эта информация чаще всего включается в состав заявки в виде справок по форме заказчика, которые приложены к конкурсной документации.

— указывайте актуальную и правдивую информацию в анкете: тщательно проверяйте юридический и почтовый адреса, телефоны, адрес электронной почты – ошибки приведут к тому, что заказчик не сможет с вами связаться;

— заполняйте документы максимально полно: если форма заказчика предусматривает раскрытие объема поставок за последние три года, то предоставить данные необходимо именно за три года, не за два или один. Чем полнее будут заполнены ваши документы в заявке, тем больше баллов вам может дать конкурсная комиссия;

Предлагаем ознакомиться  Что включают в цену иска

— не обязательно раскрывать сведения, составляющие коммерческую тайну. Если вы считаете какие-либо сведения коммерческой тайной и показывать их заказчику не хотите, то можете их не предоставлять, но в состав заявки включить объяснение подобного решения. Например, те же объемы поставок за последние три года вы можете считать коммерческой тайной.

Как собрать и подать заявку на тендер

В этом случае вы можете приложить вместо справки по форме заказчика официальное письмо о том, что данная информация является конфиденциальной. Другим выходом из такой ситуации может быть такой вариант: вы заполняете объемы поставок не в стоимостном выражении (рублях), а в физических показателях (тоннах, кг, штуках), и также прикладываете письмо, где объясняете такое представление формы;

— сопровождайте справки приложениями в виде подтверждающих документов. Например, опыт поставок можно подтвердить копиями выполненных договоров, а положительную репутацию – отзывами ваших клиентов.

Пользуйтесь шаблонами, которые уже приводили к победе

Пример 1. Выполнение работ по ремонту помещенийПример 2. Установка дорожных знаков

Остались вопросы или хотите поделиться советом? Пишите в комментариях:)

В комментариях к статьям вы можете получить ответы других поставщиков, а эксперты ответят в специальной рубрике.

Правоустанавливающие документы

Как собрать и подать заявку на тендер

К правоустанавливающим документам относятся учредительные документы, выписка из ЕГРЮЛ, листы записи в ЕГРЮЛ, свидетельства ОГРН и ИНН, бухгалтерская отчетность. Копии этих документов должны обязательно присутствовать в заявке. Обратите внимание на их полноту и актуальность. Например, устав должен быть действующим (последняя редакция), выписка из ЕГРЮЛ – свежей, полученной в последнем месяце и т.д.

Бухгалтерская отчетность как минимум предоставляется за предыдущий год и последний отчетный период текущего года. ИП вместо отчетности могут приложить к заявке копии деклараций. Если вы промежуточную отчетность не формируете, то лучше всего этот момент также оформить поясняющим официальным письмом в адрес заказчика.

Документы, подтверждающие возможность поставки

Среди таких документов значатся:

  • копии действующих договоров;
  • копии дилерских / дистрибьюторских соглашений;
  • гарантийные письма ваших поставщиков.

Здесь важно учесть следующие моменты.

Преимущество всегда получает участник, являющийся производителем заявленной продукции. Как правило, именно производитель может предложить заказчику наименьшую цену. Вторыми «по рангу» идут официальные представители / дилеры / дистрибьюторы, которые работают непосредственно с отечественными или зарубежными производителями.

Как собрать и подать заявку на тендер

Третье место в этом списке занимают участники, которых можно классифицировать просто как «поставщиков», то есть, по сути, перекупщики. Такие поставщики чаще всего участвуют в конкурсах, где лоты являются перемешанными, то есть содержат позиции разных производителей – один производитель никак не сможет закрыть потребность заказчика в той продукции, которую не производит. А перекупщик – может: он закупает товар у нескольких компаний и поставляет его заказчику.

Документы, подтверждающие возможность поставки, ранжируются аналогичным образом. Наибольший вес будут иметь действующие договора и гарантийные письма от производителей и официальных дилеров.

Когда все документы собраны, каждый из них подписан руководителем, а копии заверены при необходимости, заявку можно сканировать и загружать на ЭТП. Требования к сканам документов, их форматам и названиям прописываются в заявке. Если заявка подается в бумажном виде, то собранный пакет документов оформляется в конверт и отправляется в адрес заказчика. Обратите внимание, что иногда к бумажной заявке необходимо приложить ее электронную копию на внешнем носителе (диск, флэш).

, ,
Поделиться
Похожие записи
Комментарии:
Комментариев еще нет. Будь первым!
Имя
Укажите своё имя и фамилию
E-mail
Без СПАМа, обещаем
Текст сообщения
Adblock detector