Юриспруденция
Назад

Номенклатура дел является нормативным документом

Опубликовано: 17.03.2020
Время на чтение: 13 мин
0
0

Разновидности номенклатуры дел

Номенклатура дел бывает трех видов:

  • номенклатура дел конкретной организации (индивидуальная ­номенклатура дел).

Типовая номенклатура дел устанавливает состав дел, заводимых в делопроизводстве однотипных организаций, и является нормативным документом. Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов, и носит рекомендательный характер, например: «Примерная номенклатура дел высших учебных заведений».

https://www.youtube.com/watch?v=ytadvertiseru

Номенклатура дел организации делится на:

  • сводную номенклатуру дел и
  • номенклатуру дел структурного подразделения.

Номенклатура дел структурного подразделения отличается от сводной номенклатуры дел организации только оформлением, порядок составления этих номенклатур одинаков.

Определение и назначение номенклатуры дел

●  номенклатура
закрепляет систематизацию всех документов;

●  она
содержит сроки хранения каждого дела;

Пример номенклатуры дел

●  чтобы
стать действующим документом, она должна быть оформлена по правилам.

Надо учитывать, что номенклатура дел - локальный
нормативный документ, обязательный для исполнения всеми без исключения
работниками организации, а не только службой ДОУ. Ее общее назначение -
упорядочивание документов, формируемых в дела.

●  используется
как схема классификации при распределении и группировке исполненных документов
в папки-дела. Заголовки дел, закрепленные в номенклатуре, переносятся затем на
обложки дел;

●  каждое
дело имеет указание срока хранения включенных в него документов. Определение
сроков хранения - первый этап экспертизы ценности документов;

●  нужна
при построении информационно-поисковой системы по документам предприятия. При
регистрации документов в регистрационный индекс часто включают индекс дела по
номенклатуре;

●  классификационная
схема номенклатуры используется при формировании справочной картотеки на
исполненные документы, причем рубрики картотеки соответствуют рубрикам
номенклатуры;

●  номенклатура
дел используется вместо описи как учетный документ при сдаче в архив дел со
сроками хранения до 10 лет включительно. Она же - основа для составления описей
на дела со сроками хранения свыше 10 лет и постоянного.

●  Государственной
системой документационного обеспечения управления и

●  Основными
правилами работы архивов организаций.

Вы также можете воспользоваться Типовой инструкцией по
делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.

Порядок разработки и оформления номенклатуры дел

Порядок оформления, согласования и утверждения номенклатуры дел, а также принципы формирования заголовков дел представлены в «Основных правилах работы архивов организаций» (М., Росархив, ВНИИДАД, 2003). Формуляр номенклатуры дел имеет унифицированную форму и должен соблюдаться в любой организации, независимо ­от ведомственной принадлежности и формы собственности.

https://www.youtube.com/watch?v=ytdevru

Номенклатура дел оформляется на общем бланке организации. Вид документа – НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ – пишут прописными (заглавными) буквами. Дата номенклатуры дел – дата ее подписания, но она не может быть позднее 1 января года, на который она распространяется. Индекс (№) номенклатуры дел – это ее регистрационный номер.

Образец оформления сводной номенклатуры дел организации представлен в Примере 1, а номенклатуры дел структурного подразделения – в Примере 2.

Пример 1

Пример 2

Как мы видим, номенклатура дел организации:

  • визируется руководителем архива (лицом, ответственным за архив),
  • подписывается руководителем службы ДОУ организации (лицом, ответственным за делопроизводство в организации, если ­организация небольшая),
  • обязательно утверждается руководителем организации,
  • если организация является источником комплектования государственного или муниципального архива, то ее номенклатура дел согласовывается с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) этого архивного учреждения и с центральной экспертной или экспертной комиссией организации (если такая есть). Если же организация не является источником комплектования государственного или муниципального архива, то с ЭПК этих учреждений согласовывать свою номенклатуру ей не нужно.

Пример номенклатуры дел

Номенклатура дел структурного подразделения является частью сводной номенклатуры дел, поэтому не утверждается руководителем организации. Номенклатура дел структурного подразделения визируется руководителем архива организации (лицом, ответственным за архив), согласовывается с экспертной комиссией структурного подразделения (если такая есть), подписывается начальником структурного подразделения.

Если в организации нет структурного деления и вся документация формируется у секретаря, то такая номенклатура дел должна быть подписана составителем и утверждена руководителем организации.

Утвержденная номенклатура дел действует в течение 5 лет и подлежит пересоставлению и переутверждению в случае изменения структуры или функций учреждения. Если таких изменений не произошло, то в конце каждого года она перепечатывается, уточняется и автоматически вводится в действие с 1 января следующего года.

По общей практике основой для определения структуры номенклатуры дел является структура (штатное расписание) организации. Разделами, подразделами и другими делениями номенклатуры дел являются названия подразделений (например: канцелярия, бухгалтерия, отдел кадров и т.п.).

Текст номенклатуры дел составляется в табличной форме и состоит из двух частей:

  • итоговой записи о категориях и количестве заведенных дел.

Совокупность граф таблицы, отражающих сведения об одном деле, составляетстатью номенклатуры дел.Статьи номенклатуры дел составляют пять граф (см. Примеры 1 и 2). В первой графе таблицы проставляется индекс дела; во вторую графу записывается заголовок дела; третья графа заполняется в конце календарного года, когда становится известным количество томов или частей каждого дела;

пятая графа, заполняется на основании «Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения» (М., Росархив, 2002); в графе «Примечания» проставляются отметки о передаче дел в архив, об уничтожении дел с истекшими сроками хранения, о переходящих делах, о лицах, ответственных за формирование дел и т.п.

Наименования граф таблицы основной части номенклатуры дел, представленной в Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (М., 2006), отличаются от наименований граф таблицы, представленной в Основных правилах работы архивов организаций (М., Росархив, ВНИИДАД, 2003).

Предлагаем ознакомиться  Время действия мед справки при замене прав

Обратите внимание на наименования третьей графы этих двух таблиц. Как видите, данные несовпадения носят скорее редакционный характер, чем смысловой. Но ведь организация обязана соблюдать предписанную форму номенклатуры дел. Так какую же выбрать? В этой ситуации мы можем порекомендовать федеральным органам исполнительной власти использовать наименование третьей графы, предписанное им их Типовой инструкцией, а остальным организациям – применять наименование этой графы, которое фигурирует в другом нормативном документе – в Основных правилах работы архивов организаций.

Фрагмент документа

Наименования граф номенклатуры дел в «Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти»(М., 2006):

Индекс дела

Заголовок дела

(тома, части) 

Кол-во дел

(томов, частей) 

Срок хранения и № статей

по перечню

Примечания

1

2

3

4

5

Наименование раздела

Фрагмент документа

Наименования граф номенклатуры делв «Основных правилах работы архивов организаций» (М., Росархив, ВНИИДАД, 2003):

Индекс дела

Заголовок дела

(тома, части) 

Кол-во ед. хр.

Срок хранения и № статей

по перечню

Примечания

1

2

3

4

5

Наименование раздела

https://www.youtube.com/watch?v=https:accounts.google.comServiceLogin

Номенклатура дел на предстоящий год должна составляться в
последнем квартале текущего года и после утверждения руководителем вводиться в
действие с 1 января.

Пример 1

Номенклатура дел на 2010 год должна быть разработана в
последнем квартале 2009 года и введена в действие с 1 января 2010 года.

Каждый год номенклатура пересматривается и уточняется, а
не реже чем раз в 5 лет заново составляется и согласовывается. Новая
номенклатура потребуется и при изменении функций и структуры организации, ведь
это серьезно меняет состав документов.

●  систематизация
всех документов, получаемых и создаваемых в процессе деятельности организации;

●  включение
в одно дело документов с учетом объединяющих признаков (хронологического,
предметно-вопросного, номинального и т.п.) или возможного сочетания этих
признаков. Раздельная группировка в дела документов постоянного и временного
сроков хранения;

●  конкретная
и четкая формулировка заголовка дела, которая полностью отражает состав и
содержание документов в нем и исключает возможность включения в дело
документов, не соответствующих его содержанию и сроку хранения;

●  систематизация
дел внутри разделов номенклатуры в соответствии со степенью важности и сроком
хранения документации.

Составление конкретной номенклатуры дел значительно
облегчает наличие типовых или примерных номенклатур. Оба эти вида номенклатур
могут разрабатываться службами ДОУ учреждений, имеющих сеть подведомственных
организаций. Головные компании могут их разрабатывать для своих филиалов,
представительств, дочерних компаний. В этом случае обеспечивается единая
систематизация документов всей компании (группы компаний).

●  Типовая
номенклатура устанавливает типовой состав дел, их единую индексацию, типовые
сроки хранения. Она является нормативным документом, поэтому при составлении
конкретной номенклатуры дел обязательно используются установленные типовой
номенклатурой порядок систематизации заголовков дел и сроки их хранения.

Заголовки дел могут несколько уточняться с учетом специфики состава документов
конкретной организации, но в целом они также переносятся из типовой
номенклатуры в конкретную практически без изменений. Примером такой
номенклатуры может служить типовая номенклатура, разработанная Сбербанком
России для своих отделений;

●  Примерная
номенклатура дел не является нормативным документом. Она устанавливает
примерный состав дел, их индексы и сроки хранения. При использовании примерной
номенклатуры дел в номенклатуре дел конкретной организации может быть изменено
количество дел, составлено несколько заголовков вместо одного или, наоборот, несколько
примерных заголовков дел с одинаковыми сроками хранения объединены в один.

Если номенклатура составляется не впервые, то используются
и номенклатуры дел за предшествующие годы.

Перед составлением номенклатуры необходимо провести
аналитическую работу - изучить состав, содержание и количество всех документов.
В этом помогут: уставы и положения об организации, ее структурных
подразделениях, штатное расписание, классификаторы, справочные картотеки,
номенклатуры дел за прошедшие годы, описи дел постоянного и долговременного
хранения, регистрационно-учетные формы (журналы, картотеки).

Только внимательное изучение документации позволяет
определить ее состав, содержание, количество оригиналов / копий и т.п.
Работникам службы ДОУ, которые составляют номенклатуру дел организации, проще
разобраться с документами, хранящимися у них, и сложнее - с документами
структурных подразделений.

Важное значение имеет также изучение такого параметра
документооборота, как направленность движения основных документопотоков. Это
позволяет выяснить состав постоянных корреспондентов (для формирования дел по
корреспондентскому признаку) и выявить документы, массово концентрирующиеся в
определенных структурных подразделениях, чтобы включить их в номенклатуры этих
подразделений.

Основное требование, предъявляемое к номенклатуре, - охват
всех документов, образующихся в процессе деятельности организации. При этом
должна учитываться как документация, которая создается в самой организации
(внутренняя и исходящая), включая регистрационные карточки, журналы учета,
различные картотеки, так и получаемая от других организаций и лиц (входящая).

Заполнение граф статьи номенклатуры дел

Номенклатура дел может быть построена по:

  • производственно-отраслевой и

https://www.youtube.com/watch?v=ytpressru

В номенклатуре дел, построенной по структурной схеме, наименования разделов и подразделов, как правило, соответствуют утвержденной структуре организации, т.е. индексы структурных подразделений будут совпадать с разделами (подразделами) номенклатуры дел. Если в организации нет структурного деления, то номенклатура дел строится по производственно-отраслевой или функциональной схеме. В ней наименования разделов (подразделов) номенклатуры дел будут совпадать с условными обозначениями управленческих функций.

Индекс структурного подразделения может состоять из нескольких цифр, разделенных знаком «/», в случае если в одно структурное подразделение входит несколько других структурных подразделений. Например, 02 – индекс Управления по персоналу, в структуру которого входят два отдела: отдел кадров и отдел труда и заработной платы, тогда индексы данных отделов будут 02/1 и 02/2 соответственно. Аналогично может производиться и индексация управленческих функций или производственно-отраслевой деятельности.

Индексы присваиваются делам в порядке расположения заголовков в номенклатуре.

Предлагаем ознакомиться  Объектом страхования экономических рисков является

Индекс дела включает условное обозначение раздела / подраздела (индекс структурного подразделения или функции управления) и порядковый номер самого дела. Например, 03-01 может означать, что 03 – финансовый отдел, 01 – порядковый номер дела в номенклатуре данного структурного подразделения за этот год.

В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел разных структурных подразделений (направлений деятельности). Если следовать этому правилу удастся, то получится, например, что приказы директора по административно-хозяйственным вопросам деятельности в разных подразделениях будут идти по сходным индексам: 02-04, 03-04, 04-04 и т.д.

Если в течение года в организации возникают новые документируемые участки работы, то они дополнительно вносятся в номенклатуру. С этой целью в каждом разделе нужно предусмотреть резервные индексы дел.

Каждому делу должен быть присвоен заголовок.

Заголовки дел располагаются в номенклатурев определенной последовательности. Рекомендуется первым ставить заголовок дела с самой номенклатурой, что обеспечивает оперативность ее нахождения. Затем идут заголовки дел, включающих документы вышестоящих органов. Далее – заголовки дел организационной документации.

После них – заголовки дел распорядительной документации. Следующая группа – заголовки дел плановой документации (сначала годовые, потом квартальные и месячные планы). Затем – переписка (сначала с вышестоящими органами, затем со сторонними и подведомственными учреждениями). В конце помещают названия справочных картотек и регистрационных журналов, а на сами картотечные ящики и журналы наносят их номера по номенклатуре.

При составлениизаголовков дел используют признаки документов, ­помещаемых в дело.

Номинальный признак – указание в заголовке названия вида документов, помещенных в данное дело, например, «Приказы по личному составу», «Докладные и служебные записки по основной деятельности».

Предметно-вопросный признак – указание, по какому вопросу (содержание текста) созданы документы, помещенные в данное дело, например, ­«Переписка с подведомственными организациями по финансовым вопросам».

Корреспондентский признак – указание в заголовке дел по переписке корреспондента, например, «Переписка с банками Москвы по вопросам выдачи кредитов».

Авторский признак – указание автора документов, помещенных в дело, например, «Приказы по финансовым вопросам коммерческого директора».

Хронологический признак – указание (для переходящих дел), за какой период времени сгруппированы документы, например, «Годовой отчет ОАО «Корсак» за 2007 г.».

https://www.youtube.com/watch?v=ytcreatorsru

Географический признак – используется для указания группы авторов или корреспондентов, объединенных местонахождением, например, «Переписка с директорами заводов Московской области по основным вопросам деятельности».

Заголовок должен быть сформулирован предельно кратко, но так, чтобы в нем было упомянуто как можно больше признаков, например, «Переписка с директорами школ Московской области по вопросу распределения молодых специалистов». В данном заголовке использовались предметно-вопросный, географический и корреспондентский признаки.

В некоторых заголовках необходимо указать род заводимого дела (дело, переписка).

Термин «дело» употребляется при заведении личных и судебных дел или при объединении различных документов, связанных между собой последовательностью разрешения одного вопроса, например, «Дело о присвоении ученого звания доцента. Рябов Алексей Федорович».

Термин «переписка» применяется при группировке документов, представляющих собой корреспонденцию двух или более организаций, например, «Переписка с федеральными агентствами по вопросам распределения молодых специалистов».

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть в деле, например, «Документы о проведении конференций (планы, списки, доклады)».

Не допускается употребление в заголовке дела некорректных формулировок («разные материалы», «общая переписка» и т.п.), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов.

Если в деле хранятся копии, то следует сделать об этом отметку, например, «Приказы по основной деятельности. Копии». Ссылку на подлинность документов, хранящихся в деле, не делают. Ведь в противном случае слово «подлинник» пришлось бы включать в подавляющее число заголовков дел.

Некоторые заголовки дел с небольшими изменениями можно взять из существующих Перечней документов со сроками хранения. Это, во-первых, даст вам готовые корректные заголовки, а во-вторых, облегчит поиск статьи и срока хранения дела по данному Перечню.

При составлении заголовков дел необходимо учитывать, что внутри дел документы располагаются в определенной последовательности. Используют следующие принципы их систематизации:

  • вопросно-логический (письмо-запрос, письмо-ответ и т.д.);
  • хронологический (документы располагаются по хронологии событий);
  • алфавитный (например, предложения, заявления или жалобы ­граждан располагаются по алфавиту фамилий заявителей);
  • нумерационный (по порядку регистрационных номеров документов).

При систематизации каждой группы документов используют свой принцип:

  • распорядительные документы группируются в дела по видам ­и хронологии с относящимися к ним приложениями;
  • протоколы располагаются в деле в прямом хронологическом порядке и по номерам. Документы к заседаниям группируются в отдельное дело, так же как и приложения к протоколам, если они содержат более 25 страниц;
  • приказы по личному составу группируются отдельно от приказов по основной деятельности. При формировании приказов по личному составу необходимо формировать отдельно приказы по различным вопросам в соответствии со сроками хранения. Как минимум, нужно разделить приказы о приеме, перемещении и увольнении, поместив их в одно дело со сроком хранения 75 лет, а остальные – в другое дело со сроком хранения 5 лет. Кадровику может быть удобнее по каждому вопросу формировать приказы в отдельное дело, все зависит от объема таких документов;
  • планы, отчеты, сметы группируются отдельно от проектов этих документов;
  • предложения, заявления, письма и жалобы граждан формируются в отдельные дела, причем отдельно – по вопросам улучшения работы учреждения и отдельно – по личным вопросам;
  • в дела по переписке помещаются все документы, возникшие в ходе решения вопросов. Нельзя отдельно заводить дело на запросы и на ответы. Переписка по одному вопросу формируется вместе и систематизируется по вопросно-логическому признаку: сначала запрос, затем документы, создаваемые в ходе решения вопросов, ­далее ответы. Внутри дела документы располагаются по хронологии;
  • лицевые счета и другие подобные документы группируются в самостоятельные дела в пределах года и располагаются в них по алфавиту;
  • документы порационализаторским предложениям и патентам ­должны формироваться в отдельное дело.

Дело – это основная учетная единица, используемая в делопроизводстве. В конце года необходимо в графу № 3 номенклатуры дел занести количество образованных дел (или других единиц хранения). Одно дело может содержать не более 250 листов, что соответствует толщине в 3–4 см. При большом объеме документов, относящихся к одному делу, проводят его деление на самостоятельные дела (тома). Запись проставляется следующим образом: 1 или 1, 2 (если дело состоит из нескольких томов).

Данная графа является одной из наиболее важных, так как на основании этих данных в дальнейшем будет производиться отбор документов для последующего хранения и уничтожения.

Предлагаем ознакомиться  Основания приостановления уголовного производства

https://www.youtube.com/watch?v=ytpolicyandsafetyru

Документы в соответствии с их исторической, экономической, ­культурной и иной ценностью бывают следующих сроков хранения:

  • временного хранения (до 10 лет включительно);
  • долговременного срока хранения (свыше 10 лет);
  • постоянного срока хранения.

Сроки хранения документов на нетрадиционных носителях соответст­вуют срокам хранения аналогичных видов документов на традиционных носителях.

Четвертая графа номенклатуры дел содержит сведения о сроках хранения документов и заполняется на основании Перечней документов со сроками хранения. В настоящее время для определения сроков хранения документов используют3 :

  • «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций с указанием сроков хранения»;
  • «Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения» (М., 2007);
  • «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения» (М., 1989) – для отбора документов, образовавшихся в 80-х – первую половину 90-х гг.;
  • «Перечень документов, подлежащих приему в государственные архивы СССР» (М., 1973);
  • существуют также ведомственные и типовые перечни ­по определению сроков хранения документов.

Итоговая запись к номенклатуре дел

По окончании делопроизводственного года в конце номенклатуры дел заполняется итоговая запись о количестве заведенных дел (единиц хранения) отдельно постоянного и временного хранения. Сведения, содержащиеся в итоговой записи номенклатуры дел организации, в обязательном порядке сообщаются архивному учреждению (если документы сдаются в ведомственный или государственный архив) или в собственный архив организации (если документы не сдаются на государственное или ведомст­венное хранение). О том, что сведения переданы архиву, в номенклатуре дел проставляется отметка с указанием должности и подписью сотрудника архива.

Итоговая запись составляется и к номенклатуре дел организации, и к номенклатуре дел структурного подразделения (форма одинаковая). Образец ее оформления приведен в Примере 3.

Пример 3

Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в 2008 году в организации5 

1 Основные принципы построения номенклатуры дел Еврокомиссии (исполнительного органа Европейского Союза с аппаратом, насчитывающим более 15 тыс. сотрудников) описаны в статье Н.А. Храмцовской на стр. 26 журнала № 8` 2007

2 Если организация является источником комплектования государственного или муниципального архива, то рядом с визой согласования номенклатуры дел с собственным архивом (присутствует в Примере 1) должен быть добавлен гриф согласования с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) государственного или муниципального архивного учреждения.

3 Анализ более широкого круга нормативных документов и обстоятельств, который необходим организации для определения конкретных сроков хранения своих документов, подробно описан в статье О.Г. Подолиной «Как определить срок хранения документа?» на стр. 49 журнала № 10` 2007

4 Далее по тексту – Перечень.

https://www.youtube.com/watch?v=ytcopyrightru

5 Если итоговая запись оформляется в номенклатуре дел подразделения, то его наименование должно фигурировать в заголовке, например, «Итоговая запись о категориях и кол-ве дел, заведенных в 2008 году в канцелярии».

на

Электронная подписка за 8400 руб.Печатная версия за YYY руб.

, , , ,
Поделиться
Похожие записи
Комментарии:
Комментариев еще нет. Будь первым!
Имя
Укажите своё имя и фамилию
E-mail
Без СПАМа, обещаем
Текст сообщения
Adblock detector